Centra Usług Wspólnych to jednostki organizacyjne powołane na mocy nowelizacji ustaw ustrojowych, która weszła w życie 1 stycznia 2016 roku. Powody, dla których samorządy decydują się na ich tworzenie, pozostają niezmienne: oszczędność kosztów, poprawa jakości świadczonych usług wspólnych, standaryzacja procesów oraz zapewnienie ich ciągłości.

Z raportu „Digitalizacja Samorządowych Centrów Usług Wspólnych” autorstwa dr. Pawła Modrzyńskiego z Katedry Finansów i Rachunkowości Wydziału Zarządzania Politechniki Bydgoskiej wynika, że samorządy najczęściej tworzą CUW w celu wspólnego zarządzania zasobami i procesami na rzecz jednostek oświatowych. Kolejną istotną grupę stanowią jednostki pomocy społecznej, inne jednostki samorządowe oraz instytucje kultury. Znacznie rzadziej CUW obsługują podmioty biznesowe (niespełna 4 proc.), jednostki opieki medycznej (niespełna 3 proc.) i spółki komunalne (niespełna 2 proc.).

Przeczytaj także: Droga do pełnej transformacji cyfrowej CUW jest jeszcze długa 

Zobacz szkolenie w LEX: Modrzyński Paweł, Tworzenie samorządowych centrów usług wspólnych - ewolucja, nie rewolucja>

Coraz szerszy zakres obowiązków

W zakresie świadczonych usług największy udział mają zadania z obszaru księgowości, obsługi płacowej i sprawozdawczości. Obsługę księgowo-rachunkową realizuje niemal 94 proc. CUW, a obsługę płacową i sprawozdawczą – 93 proc. Inne istotne obszary to:

• obsługa kadrowa – 50 proc.,
• obsługa prawna – 43,7 proc.,
• zamówienia publiczne – 37,9 proc.,
• obsługa informatyczna – 33 proc.,
• RODO – 26,2 proc.,
• BHP i PPOŻ – 23,3 proc.,
• obsługa administracyjna – 22,3 proc.,
• centralne zakupy – 17,5 proc.,
• cyberbezpieczeństwo – 15,5 proc.,
• usługi remontowe – 9,7 proc.,
• szkolenia pracowników – 5,8 proc.,
• obsługa inwestycji – 5,8 proc.

Z badań wynika, że większość CUW odnotowuje wzrost liczby obsługiwanych jednostek oraz rozszerzenie zakresu usług. Aż 58,3 proc. zwiększyło liczbę obsługiwanych podmiotów, a 38,8 proc. poszerzyło ofertę usług. Sugeruje to, że działalność CUW naturalnie ewoluuje, odpowiadając na rosnące potrzeby jednostek oraz dążenie do optymalizacji procesów administracyjnych.

Czytaj komentarz praktyczny w LEX: Niemiec Renata, Samorządowe Centra Usług Wspólnych>

Cyberbezpieczeństwo – coraz większe wyzwanie

– Centra, w których standardem staje się cyfrowy obieg dokumentów, muszą zmierzyć się z wyzwaniem ich odpowiedniego zabezpieczenia. Coraz więcej CUW rozszerza działalność o zadania z zakresu cyberbezpieczeństwa – mówi dr Paweł Modrzyński. Zwraca jednak uwagę, że wpisanie nowych zadań do statutu to jedno, a ich faktyczna realizacja – to drugie. Gminom brakuje wykwalifikowanych kadr, a oferowane wynagrodzenia często nie są konkurencyjne wobec sektora prywatnego.

Czytaj także komentarz praktyczny w LEX: Przybylska Joanna, Cyberbezpieczeństwo jako element kontroli zarządczej>

Rozwiązaniem mogłoby być utworzenie jednego CUW odpowiedzialnego za cyberbezpieczeństwo dla kilku jednostek samorządu terytorialnego.

– Cyberbezpieczeństwo wymusza standaryzację, a nie wszystkie gminy korzystają z tych samych rozwiązań. To także konieczność ujednolicenia procedur, co bywa trudne. Nie oznacza to jednak, że przeszkód nie da się pokonać – zaznacza ekspert.

Raport wskazuje, że sytuacja nie jest optymistyczna – niemal połowa badanych jednostek może nie posiadać w pełni rozwiniętej polityki w zakresie cyberbezpieczeństwa. 8,7 proc. respondentów wskazało, że polityka raczej nie została wdrożona, a 4,9 proc. jest pewnych, że nie istnieje w ogóle.

– Choć większość CUW zapewnia bezpieczeństwo danych w systemach informatycznych, wdrożenie kompleksowej polityki cyberbezpieczeństwa nadal stanowi wyzwanie. Potrzebne są dalsze inwestycje i szkolenia, by podnieść standardy zabezpieczeń cyfrowych w administracji samorządowej – podkreśla dr Modrzyński.

Przeczytaj także: Samorządowe centra usług wspólnych czeka rewolucja 4.0

Zobacz wzór dokumentu w LEX: Statut centrum usług wspólnych > >

Sztuczna inteligencja w CUW

Nowe możliwości przed CUW otwiera sztuczna inteligencja. Coraz więcej dostawców oprogramowania integruje algorytmy AI ze swoimi systemami. Zastosowanie AI w obszarze rachunkowości i księgowości pozwoli m.in. w automatyczne wykrywanie i korygowanie błędów.

– W finansach AI pomoże ukierunkować sprawozdawczość na przyszłość – umożliwi szybsze przedstawianie danych i ocenę wpływu sytuacji finansowej na przyszłość – mówi dr Modrzyński.

Czy AI może stanowić zagrożenie dla funkcjonowania CUW? Ekspert przypomina, że podobne obawy pojawiały się przy komputeryzacji urzędów – również wtedy przewidywano redukcję zatrudnienia.

– Dziś pracujemy szybciej i dokładniej. Myślę, że podobnie będzie z rewolucją AI – ocenia ekspert.

Forum samorządowych CUW 2025

Zagadnieniom tworzenia, zarządzania i rozwoju CUW, cyfryzacji procesów oraz rozwoju kompetencji pracowników poświęcone będzie Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych, które odbędzie się 9 czerwca 2025 r. w Warszawie (można je śledzić onlinie, formularz bezpłatnego zapisu dostępny jest TUTAJ) >Forum to ogólnopolskie wydarzenie zgromadzi ekspertów, praktyków i liderów CUW z całej Polski. Jest to jedyna konferencja w kraju w pełni poświęcona wyzwaniom, szansom i przyszłości wspólnych usług w administracji samorządowej. Organizatorem wydarzenia jest Wolters Kluwer Polska.

Czytaj artykuł w LEX: Modrzyński Paweł, Zarządzanie ryzykiem w samorządowych centrach usług wspólnych>