W zamówieniach publicznych wszystko – od momentu rozpoczęcia postępowania, aż do jego zakończenia i dalej, do finalizacji umowy zawartej między zamawiającym a wykonawcą – toczy się w granicach ustalonych przede wszystkim przez Prawo zamówień publicznych. Co prawda, w wielu miejscach pozostawia ono stosunkowo dużą swobodę zamawiającemu i wykonawcom, ale akurat nie w kwestii dopuszczalności poprawek złożonej oferty. Przez ustalony czas jest ona wiążąca. Co to znaczy? Jakie są konsekwencje związania ofertą?

Termin związania ofertą

Na mocy art. 220 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych wykonawca jest związany ofertą nie dłużej niż 90 dni albo 120 dni – jeżeli wartość zamówienia dla robót budowlanych jest równa lub przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 20 mln euro, a dla dostaw lub usług – 10 mln euro. Terminy te liczy się od terminu składania ofert. Jednocześnie pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. Wykonawca nie musi samodzielnie obliczać terminu związania ofertą. Obowiązkiem zamawiającego jest wskazać go – co do dnia – w dokumentach zamówienia (art. 220 ust. 2 p.z.p.).

Choć ustawodawca przewidział możliwość przedłużenia terminu związania ofertą – do czego jednak zawsze potrzebna jest zgoda potencjalnego wykonawcy, który może odmówić jej wyrażenia – to do upływu tego terminu powinno dojść do wyboru najkorzystniejszej oferty lub do unieważnienia postępowania. Termin związania ofertą, jak podnosi Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 19 czerwca 2024 roku (sygn. akt 1807/24, LEX nr 3746259) to czas, w którym zamawiający ma pewność, że wykonawca wykona swoje zobowiązanie zawarte w ofercie lub poniesie sankcje (przepadek wadium lub odpowiedzialność odszkodowawcza). Oczywiste więc jest, że to w interesie zamawiającego pozostaje przestrzeganie regulacji dotyczących terminu związania ofertą.

Nowość

-20%

Nowość

Zamówienia publiczne

Mateusz Winiarz

Sprawdź  

Wyjaśnienia oferty to nie zmiana

Dla wykonawcy związanie ofertą oznacza, iż nie można dokonywać w niej żadnych zmian. Jeżeli oferent wygra postępowanie, to ma obowiązek podpisać z zamawiającym umowę, którą zrealizuje na warunkach przedstawionych w ofercie. Dlatego jej konstruowanie jest tak ważne i wymaga odpowiedniego namysłu. Przygotowując ofertę potencjalny wykonawca musi rozpocząć od zapoznania się z dokumentacją postępowania – po to, aby dostosować do niej treść swojej oferty. Natomiast to, jak ją skalkuluje czy co w niej dokładnie zaproponuje, zależy już tylko od niego. Gdy oferta zostanie złożona, zamyka się możliwość jej modyfikowania. Nie wolno w tym celu wykorzystywać dobrze znanych instrumentów prawa zamówień publicznych, jak wyjaśnienia treści oferty.

Rzeczywiście w toku badania ofert zamawiający może zażądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Ustawodawca jednak wprost zakazuje – pod pozorem wyjaśnień – prowadzenia negocjacji co do treści złożonej oferty oraz dokonywania zmian w jej treści (art. 223 ust. 1 p.z.p.). W zamówieniach publicznych zasadą jest niezmienność złożonej oferty w okresie związania jej treścią. A więc odpowiedzi na pytania zamawiającego nie mogą modyfikować oferty, ale jedynie wyjaśniać pojawiające się wątpliwości. Jeżeli przekraczają ten zakres, zamawiający nie może wziąć ich pod uwagę.

Właściwie jedynym wyjątkiem od powyższej reguły jest poprawienie – przez zamawiającego, po wyrażeniu zgody przez wykonawcę (ewentualnie po niewypowiedzeniu się przez wykonawcę w terminie wskazanym przez zamawiającego) – oczywistych omyłek pisarskich; oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek; innych omyłek polegających na niezgodności oferty z dokumentami zamówienia, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty (art. 223 ust. 2 p.z.p.).

W praktyce wprowadzanie tych poprawek często budzi szereg pytań i kontrowersji. Warto pamiętać o dwóch sprawach:

1. Po pierwsze chodzi o „oczywistość”, a więc o takie błędy w ofercie, które są widoczne na pierwszy rzut oka – ich poprawienie nie zmienia treści oferty, lecz jedynie dostosowuje ją do pozostałych dokumentów złożonych przez wykonawcę.
2. Po drugie zaś zawsze sięganie po omawiane uprawnienia przez zamawiającego powinno być rozpatrywane w kategoriach wyjątku od reguły.

Czytaj także: ​Certyfikacja w zamówieniach publicznych: ułatwienia, ale i wątpliwości

Czy można złożyć nową ofertę?

Skoro w okresie związania ofertą nie można dokonywać zmian w jej treści, to wraz ze złożeniem oferty również wykonawca traci jakąkolwiek kontrolę nad tym, co ona zawiera. Jedynym sposobem na dokonanie zmian w ofercie nie jest jej modyfikacja, ale wycofanie i złożenie na nowo – już z nową treścią. Ustawodawca nie zabrania przeprowadzenia takiej operacji. Do momentu upływu terminu składania ofert potencjalny wykonawca jak najbardziej ma opisaną tu możliwość. Zawsze natomiast należy najpierw wycofać z postępowania ofertę, która ma zostać „poprawiona”. Wykonawca może złożyć w danej procedurze jedną ofertę - zatem, aby zmienić jej treść, najpierw należy wycofać tę ofertę, która już została złożona. Bez tego jej nowa wersja nie będzie mogła zostać uwzględniona przez zamawiającego.